5. Januar 2015

Recruiting 2015: Was ist eigentlich ein Talent Pool? In drei Schritten zum Aufbau

Das was ich da letztens aus meinem Briefkasten gefischt habe, war keine Neujahrskarte. Da bot mir ein renommiertes Unternehmen aus einer Metropole mitten in Deutschland 20.000 Adressen an, einen in allen erdenklichen Buzzwords schillernden Kandidatenschatz, lauter High Potentials: ein schier unübertrefflicher Talent Pool. Ich solle nur sagen, was ich suchte, ich würde exzellent bedient. Schließlich sei man ein renommiertes Unternehmen mit über 30jähriger Erfahrung.


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20.000 Adressen, in 30 Jahren gewachsen, die klassische Headhunter-Datenbank. Unter den Headhuntern des alten Schlages gibt es viele, die das klassische, diskrete Identing so beherrschen, dass ich den Hut ziehe. Das ist eine echte Kunst, die Kreativität und Beharrlichkeit einer ganz besonderen Art braucht. Mit einigen Exzellenten unter diesen Strategen arbeite ich zusammen, wenn wir harte Nüsse zu knacken haben. Respekt, was ich da bekomme; meinen Hut ziehe ich gleich noch einmal. Aber, mit Verlaub, an dem Absender meiner vermeintlichen Neujahrskarte sind offenbar einige Entwicklungen der letzten Zeit komplett vorbeigegangen. Alter Wein wird irgendwann zu Essig. Und gerade  Kontakte lassen sich schlecht konservieren, ihr Verfallsdatum ist schnell erreicht. In Sachen Aktualität stoßen solche Datenbanken schnell an ihre Grenzen. Kaum ein High Potential ruft seine Headhunter an und teilt mit, dass er umgezogen ist, befördert wurde, seine Karriereziele neu justiert hat. Ein Talent Pool ist eine solche Datenbank nicht. Eine unternehmensinterne Bewerber-Datenbank übrigens aus demselben Grund auch nicht.

Nun, schließlich gibt es seit gut einem Jahrzehnt die LinkedIns, Githubs, Behances, Xings & Co. dieser Welt: komfortabel sich selbst aktualisierende Datenbanken. Dank Web 2.0 funktioniert eine Art Headhunting aus dem Schreibtischsessel heraus, Netzwerk-affine Newbies finden ein paar hundert semantisch abgefischte Kontaktdatensätze in Sekundenschnelle, aktuelle Werdegänge und Kontaktkanal inklusive. Einfach, schnell, für jedermann bedienbar. Auch für den Praktikanten in der Personalabteilung. Für HR eine wirklich bahnbrechende Neuerung, nimmt man den regelmäßigen Kostendruck, unter dem diese Stabsstelle leidet. Name, Position, Arbeitgeber und Aufgaben finden sich in sozialen und fachgebundenen Netzwerken dicht an dicht. Doch auch die riesige Datenbasis des Web 2.0 ist kein Talent Pool.

Was ist ein Talent Pool denn nun wirklich? Ich mache es spannend, zuerst noch ein paar Worte zur Geschichte des Recruitings: In den 1970er und 80er Jahren besetzten Headhunter Positionen der zwei, maximal drei höchsten Management-Ebenen. Unternehmen bemühten Headhunter, um diskret die Personen zu identifizieren und anzusprechen, die unternehmenskritische Positionen neu besetzen sollten. Waren diese gefunden, konnten Entscheider im Unternehmen die Frage nach Kompetenz und Cultural fit noch relativ leicht beantworten, zumal die Zahl der präsentierten Kandidaten und ihrer Herkunftsunternehmen überschaubar war. Schließlich kannte man sich in den gehobenen Etagen der Branche.

Der demografische Wandel ist nur eine Ursache, dass sich die Recruiting-Welt gewandelt hat. Wer das Problem im seiner vollen Tragweite erfassen will, liest am besten bei Martin Gaedt nach. Martin Gaedt hat hier ganze Arbeit geleistet, ich kann dem nichts hinzufügen. Unternehmen tun sich in der heutigen Recruiting-Welt oft schwer, geeignete Kandidaten zu finden, bei Fachkräften und mittleren Führungspositionen angefangen. Diese Not macht erfinderisch, schickt Praktikanten auf die Suche bei Xing, füttert Heerscharen umtriebiger Headhunter und Personalberater einer internet-affinen Generation - noch. Eins zu Einhundert, das ist die Relation von Headhuntern zu Mitgliedern bei Xing. Bewerber haben die Wahl, Arbeitgeber zunehmend das Nachsehen bei kaum veränderter Vorgehensweise. Neu ist lediglich die Internetnutzung. Kein Wunder, dass sich Besetzungszeiten in den letzten drei Jahren verdoppelt haben, Tendenz weiter steigend.

Wandel entsteht nicht durch intensiviertes Wiederholen eines veralteten Ansatzes. Wenn die Zahl verfügbarer Kandidaten gering ist, Wechselbereitschaft durch attraktive Angebote geweckt werden will, steht der Methodenkoffer infrage. Einer, der seit den 1970er Jahren gute Dienste geleistet hat. Doch jetzt ist er out.

Genau da greift die Idee eines Talent Pools. Wechselbereite Kandidaten sind so rar, die Konkurrenz um sie ist so hoch, dass der Kampf um sie schon als War for Talents tituliert wird. Dass Unternehmen raus müssen aus ihrer durch Jobinserate abgesteckten Komfortzone, auf Kandidaten zugehen müssen, statt auf eingehende Bewerbungen zu warten, ist längst erkannt. Der Talent Pool ist eine Art Topf, der die Guten bindet und hält. Seine Mittel sind dabei vor allem Kommunikation und Interaktion. Kontaktdaten dauerhaft vorzuhalten wie in der klassischen Datenbank ist im Talent Pool nachrangig, denn diese lassen sich im Bedarfsfall per klassischem Identing oder Social Media-Recherche schnell finden.

Aha. Aha? Ich glaube, ich muss das noch ein bisschen genauer erklären. Anders als die klassische Bewerber- oder Kandidaten-Datenbank ist der Talent Pool vor allem eine Kommunikationsform. Wie jede Kommunikationsform lebt sie von der Passgenauigkeit von Frage und Antwort, deswegen ist der Formatwechsel keine triviale Aufgabe. Der ehemalige Telekom-Personalvorstand Thomas Sattelberger projiziert den Vollzug dieses Formatwechsels in die 2030-er Jahre. Das Problem ruft aber heute schon nach einer Lösung, deswegen ist Handeln jetzt angesagt. Haareraufen und mit Fäusten vor Hilflosigkeit auf die Tastatur zu trommeln hilft uns nicht über die nächsten 15 bis 20 Jahre. Schnelligkeit und Überzeugungskraft sind die Parameter, die die Effizienz im Recruiting bestimmen. Ein guter Talent Pool kann beides: schnell auf Talente zugreifen und überzeugen.

Wie kann der Wandel aussehen? Die aktuelle Bewerber- oder Kandidaten-Datenbank durch regelmäßiges Abtelefonieren zu beleben, wäre ein teurer, aufwändiger und deswegen kaum praktikabler Ansatz. Drei relativ überschaubare Veränderungen dagegen können aus dem Dilemma heraus führen.


Veränderung 1: Mehr Arbeitsumfeld zeigen


Inserate beschreiben heute den idealen Kandidaten in seinen persönlich und fachlichen Kompetenzen. Schaut man genau hin, sind diese Inserate erschreckend austauschbar – lässt man Logo und Produktnamen weg, werden Unterscheidungsmerkmale rar. Hört man Jobsuchenden zu, sind es aber gerade die Merkmale des Arbeitsumfeldes, die ziehen und zum Wechsel motivieren. Bekanntlich entfaltet sich Potenzial dort, wo es passende Bedingungen findet. Ob eine Umgebung und ein Bewerber zueinander passen, definiert sich nicht über Arbeitgebersiegel und Auszeichnungen. Es sind meist Alltagsmerkmale, die überzeugen. Mitarbeiter-Empfehlungen sind ein anerkannt erfolgreicher Recruiting-Kanal, dieser Ansatz wird jetzt und hier zur Methode. So finden genau die Aspekte in den Mittelpunkt, mit denen im persönlichen Kontakt erfolgreich geworben wird. Mit Details aus dem Unternehmensleben wird der Arbeitgeber von einer gesichtslosen Institution zum Miteinander von Menschen: von der firmeninternen Kart-Meisterschaft über alltägliches Miteinander und erlebte Entwicklungsmöglichkeiten bis zum Ablauf des aktuellen Produkt-Launch.

Dass dieser Weg der Richtige ist, zeigt sich gerade darin, dass Mitarbeiterempfehlungen regelmäßig haltbarste Neueinstellungen generieren. Deswegen ist es Erfolg versprechend, Mitarbeiterempfehlungen aufs Maul zu schauen und ihren Inhalt laut und deutlich publik zu machen – als Teil der Stellenausschreibung oder im Karriere-Blog.

Wo ist denn da der Talent Pool, werden Sie fragen – und das mit Recht. So weit sind wir noch gar nicht. Bis hierher geht es um den Grundstein, dass Talente überhaupt eine Entscheidungsgrundlage für Ihr Unternehmen haben – und anderen Angeboten die kalte Schulter zeigen.

In der Offenheit zu Unternehmen und Arbeitsplatz steckt aber noch mehr Potenzial: Ein detailliert dargestelltes Arbeitsumfeld ermöglicht es Bewerbern, die eigenen Karriereziele mit dem Angebot genauer abzugleichen. Eine Bewerbung kann dadurch passgenauer auf das Jobangebot zugeschnitten werden, was in der Folge dazu führen wird, die Flut unpassender Bewerbungen zu reduzieren. Deutlich verkürzte Reaktionszeiten im Bewerbungsprozess wären die Konsequenz, was sich auch in einer verbesserten Arbeitgeber-Reputation niederschlüge. Und in mehr Zeit für zwei weitere Veränderungen.


Veränderung 2: Auf Bewerber zugehen


Die Direktansprache per Telefon oder Social Media ist ein Weg, auf Bewerber zuzugehen - aber eben nur einer und vor allem ein solcher, der weitgehend auf bestehende Wechselbereitschaft setzt. Er ist allemal besser, als ausschließlich auf Rückläufer aus Inserat-Aktionen zu warten. Um Wechselbereitschaft zu aktivieren, braucht es mehr. Gerade umworbene High Potentials in Mangelbereichen machen sich oft gar nicht mehr die Mühe, Jobangebote in sozialen Netzwerken zu lesen. Nach obigem Vorschlag ansprechender gestaltete Stellenangebote erhöhen die Erfolgschancen zwar – vorausgesetzt, sie werden zum Lesen geöffnet. Ansonsten erfordert das Aktivieren von Wechselbereitschaft einen konsequenten vertrieblichen Einsatz: Werben für die Arbeitgeber-Qualitäten und die mit dem Job angebotenen Entwicklungsperspektiven.

Moderne Kandidaten-Jäger erlegen das Wild nicht, sie legen überzeugende Leckerbissen aus, an einer gut zugänglichen, unübersehbaren Stelle der Karriere-Hauptstraße. Was ein Leckerbissen ist, finden die Angesprochenen leicht selbst heraus. Geschmackliches Empfinden ist höchst persönlich und individuell, das gilt beim Essen wie bei der Karriere. Sie denken jetzt an den schönen Spruch vom Köder, der dem Fisch schmecken muss?  Ich sehe, wir verstehen uns. Aber beim Talent Pool müssen wir unbedingt noch einen Schritt weitergehen! Denn Ködern ist in diesem Teich absolut fehl am Platze. Mit beschönigten Halbwahrheiten und lauen Kompromissen lassen sich Kandidaten nicht gewinnen. Wenn sie die Gefahr erkennen, sind sie schnell weg und mit ihnen die teuer aufgebaute Arbeitgeber-Reputation, auf Nimmerwiedersehen. Die Wände des Kommunikationsmediums Talent Pool sind eine Art schwarzes Brett: gepflastert mit Aussagen aus der Arbeitswelt des Unternehmens, die Kandidaten anziehen, überzeugen und zum Wiederkommen motivieren – gerade  auch solche High Potentials, deren Wechselinteresse erst noch reifen muss. Wer einen Talent Pool betreibt, sucht in eigener Initiative den Kontakt zu Interessierten, will mehr wissen über ihre Motivation und Karriereziele. Social Media und klassische Kommunikationskanäle sind das Wasser im Pool, das die Botschaften in die Welt trägt, sind der Sauerstoff, der den Pool zum lebendigen Ort macht. Der heutige Recruiter wird vom Stellenangebot-Autor, Lebenslauf-Leser und Kontaktdaten-Wächter  zum Möglichmacher von Karrierezielen, zum Sprachrohr der Arbeitgeber-Marke, zum Kontakt-Pfleger. Mag sein, dass mein vermeintlicher Neujahrskarten-Absender bei diesem Gedanken die Nase rümpft.

Blogposts sind die ideale Kommunikationsform, um die Interaktion mit aktiv und passiv Jobsuchenden anzuregen. Typische, idealerweise auf zielgruppenspezifischem Storytelling basierende Blogposts lassen schnell eine Community entstehen, in der Beiträge auch aus der Leserschaft kommen, die Kommunikation also bidirektional wird. So lassen sich in Kombination mit Social Media-Recherche High Potentials und  Engagierte finden, deren weiterer Karriereweg verfolgt werden kann, soweit sie nicht ins Profil aktuell gesuchter Vakanzen passen. Ganz nebenbei ist die  SEO-Wirksamkeit des Blogging hoch und bewirkt so eine hohe Sichtbarkeit der Talent-Kommunikation in Suchmaschinen. Blogposts sollten der höheren Sichtbarkeit wegen regelmäßig in sozialen und fachbezogenen Netzwerken geteilt werden, wobei deren zielgruppenspezifische Auswahl ein wichtiger Erfolgsfaktor ist. Doch woher die Themen nehmen? Hier lohnt sich wieder die Anleihe bei den Mitarbeiterempfehlungen.


Veränderung 3: Kontaktpflege zu High Potentials


Kontakte zu Bewerbern sind situativ, vom aktuellen Bedarf getrieben. Gute Bewerber sind heute aber nun einmal rar – an dieser Wahrheit führt kein Weg vorbei. Bis der Wert eines Bewerbers erkannt ist, wurde viel Aufwand betrieben, der nun einmal kostet. Darf dieser Aufwand erfolglos verpuffen, weil der Bewerber sich anderweitig entscheidet oder gut, aber für die aktuelle Vakanz nicht gut genug ist? Es kann sich lohnen, dem einmal als High Potential erkannten Bewerber anzubieten, in Kontakt zu bleiben. Das kann schon ein Hinweis auf das Angebot des Karriere-Blogs sein: guter Content lädt zum Wiederkommen ein, ohne aufdringlich zu sein. Es kann aber auch bedeuten, ihn aktiv im Auge zu behalten, seine weitere Karriere zu verfolgen um ihm später ein anderes, besser passendes Angebot zu machen. Vielleicht ergibt sich auch eine Vermittlungsmöglichkeit in ein Partner- oder Tochterunternehmen. Wer sagt denn, dass ein solcher Talent Pool zwingend nur einem Unternehmen dient, eine regionale oder thematische Zusammenarbeit mehrerer Unternehmen ist durchaus denkbar, auch unter Zuhilfenahme eines externen Dienstleisters.





Der besseren Lesbarkeit halber verwenden wir in diesem Artikel in Personen- und Funktionsbezeich­nungen die männliche Form. Sie gelten sinngemäß auch in der weiblichen Form.




15. Dezember 2014

Mein Buchtipp: Martin Gaedt - Mythos Fachkräftemangel

Ich habe nur wenige Bücher in der letzten Zeit so verschlungen wie Martin Gaedts Mythos-Buch. Dabei ist der Inhalt alles andere als spaßig oder unterhaltsam; es geht um ein bitterernstes Problem. Martin Gaedt schreibt anschaulich und verständlich, die Entwicklung seiner Gedankengänge baut auf der ihnen innewohnenden Logik und Überzeugungskraft auf. Zahlenakrobatik beschränkt er zu deren Gunsten auf ein Mindestmaß, bei exzellenter Recherche. Was mich fasziniert, ist einfach die Stringenz, mit der er den Begriff vom Fachkräftemangel zerlegt, Hintergründe aufdeckt und vor allem eine Vielzahl konkreter Handlungsalternativen aufzeigt.



(c) Wiley Verlag


In Deutschland ändern wir Dinge, wenn sie dran sind. Wir sind stolz darauf, eine Machernation zu sein, stolz auf unsere Historie umwälzender Ideen. Deswegen haben wir den Schadstoffausstoß unserer Automarken reduziert, haben die Energiewende zu Germany‘s next top mission erkoren. Und nun ist es Zeit, dem Recruiting genauer auf die Finger zu sehen, um unsere Expertise für die Zukunft zu erhalten. Da kommt Martin Gaedts Buch gerade recht.

In Deutschland fehlen Fachkräfte. Jaha.  Der demografische Wandel ist Realität, Erzieherinnen, Kranken- und Altenpfleger, Java-Entwickler, Ingenieure - alle die könnten wir auf den Kopierer legen und hätten wahrscheinlich immer noch nicht genug. Wieso gibt es dann aber immer noch Arbeitslosigkeit, wo bleibt die Vollbeschäftigung, wenn uns der demografische Wandel derart hart trifft? Weil Bewerber Ansprüche haben, ist es das? Wollen nicht in ländlichen Bereichen arbeiten, ziehen die bequeme Infrastruktur städtischer Räume vor. Weil sie hinter großen Marken große Arbeitgeber vermuten, sichere Arbeitsplätze. Alle anderen dagegen müssen in die Röhre schauen, haben das Nachsehen und ein Recht auf Selbstmitleid.

Doch es sind die Ansprüche auf Arbeitgeberseite, die das Bild vom demografischen Wandel scharf schalten. In deren Zuviel steckt das wahre Defizit. Potenzial zu entwickeln, das fällt deutschen Unternehmen schwer. Den Mangel in Blick, erschließt sich die Fülle des Vorhandenen gar nicht mehr. Ein Nein zu einem kleinen Mangel im Lebenslauf verteidigt sich so viel leichter als ein Ja zu Potenzial, das erst entwickelt werden will. Für dieses Risiko müsste ein Personalentscheider die Verantwortung übernehmen – wer mag das schon?  

Oder sich als Arbeitgeber in Szene zu setzen, mit klaren, überzeugenden Worten für das eigene Unternehmen zu werben. Auf diese Art den Spieß umzukehren, ist unbequem. Denn es bedeutet, eingefahrene Pfade zu verlassen und aus theoretischem Mut zu Neuem lebendige Realität werden zu lassen. Altbekannte Risiken dagegen sind etabliert, kalkulierbar und salonfähig. Ja, dieses Buch entlarvt Bequemlichkeiten, zeigt die ganze Dramatik in HR-Abteilungen, in der Politik, in den Institutionen auf. Dieses Buch macht mit Händen greifbar, wieviel im Argen liegt. Bei aller Kritik bleibt Martin Gaedt immer sachlich und konstruktiv.

Martin Gaedt belässt es nicht beim Beschreiben von Problemen, das ist seine Sache nicht. Er zeigt Lösungen auf: konkrete Beispiele, wie es besser geht aus der gelebten Recruiting-Praxis einzelner Unternehmen. Dabei spielen Sachverhalte wie aktives Netzwerken, den Aufbau von Talent Pools und Employer Branding-Maßnahmen eine Rolle, wobei Martin Gaedt uns lieber mit praktikablen Ideen als mit Schlagworten konfrontiert. Er wird konkret und zeigt auf, wo Unternehmen die Zeichen der Zeit erkannt haben und handeln. Er nennt regionale Hidden Champions, mutige Einstellungsentscheidungen, in Kamingesprächen geborenen Netzwerkideen, deren Rechnung aufgeht. Spricht von Ansiedlungspolitik in ländlichen Räumen, von positiven Lichtblicken in Schulen, einer Willkommenskultur als ausbaufähigen Initialzündungen. Nennt den Einzelnen, der zum Handeln aufgerufen ist, genauso wie die Politik. Die wesentliche Botschaft ist jedoch: Hört auf zu kritisieren, den Fachkräftemangel zu verwalten und als Ausrede für fehlende Offenheit und Kreativität im Recruiting vorzuschieben. Legt los, traut euch! Das Potenzial ist da, Ideen und Ansätze gibt es reichlich. Wir brauchen die mutigen Umsetzer, Arbeitgeber und Entscheider sind zum Handeln aufgefordert. Jeder einzelne. Und genau deswegen habe ich mein Herz an diese Idee verloren. Ich wünsche mir, dass dieses Buch als Blaupause für zukunftsfähiges Recruiting Einzug in deutsche Unternehmen findet, ohne Ausnahme.

11. Dezember 2014

eMail-Sicherheit: Was Bewerbungen und rohe Eier gemeinsam haben – und was nicht (mit Mini-Tutorial: so wird die Outlook-eMail sicher)

Verschicken Sie Bewerbungsunterlagen eigentlich per eMail? Ziemlich sicher. Denn mit der eMail kommen sie komfortabel, schnell, unkompliziert ans Ziel. Mit Übermittlungs- und Lesebestätigung wird sogar verbrieft, dass sie gut angekommen ist. Damit ist die eMail das nahezu perfekte Medium für den Versand der Bewerbung. Soweit, so schön.

Würden Sie auch rohe Eier per eMail verschicken? Blöde Frage, natürlich nicht. Auch nicht per Päckchen, denn die sensiblen Dinger würden sofort kaputtgehen. Bewerbungen sind randvoll mit persönlichen Daten, die robuster aussehen, als sie tatsächlich sind.

Im Alltag führen Schadensereignisse fast immer zu sichtbaren Schäden: Das rohe Ei rollt vom Tisch und vermatscht den Fußboden in drei Quadratmetern Umkreis. Der Blechschaden am Auto ist ein untrügliches Indiz für die Millisekunde Unaufmerksamkeit am Steuer, das Gipsbein für die Selbstüberschätzung beim Sport. Der Schaden ist offensichtlich, er lässt sich in Euro klar und unmissverständlich beziffern.

(c) Gina Sanders - fotolia.com


Bei der eMail ist das anders. Die Abwesenheit von sichtbaren Schäden bedeutet keinesfalls Sicherheit.

Was soll meiner Bewerbung schon passieren?
Datenmissbrauch passiert in der Regel heimlich, still und leise und damit ganz anders als bei den Schadenbeispielen oben. In den Bewerbungsunterlagen stecken in der Regel eine ganze Menge sensibler Daten:

  • Geburtsdatum – wird im Online-Umfeld häufig zur Identifikation einer Person verwendet, z.B. von Telefongesellschaften.
  • Adresse – zusammen mit Informationen über Arbeitgeber und Position lassen sich Einkommensverhältnisse ableiten. Hervorragend zur Entscheidungsfindung von Einbrechern, die es auf die Optimierung ihrer Einsätze abgesehen haben.
  • Werdegangsinformationen – sie können Kriminellen dazu dienen, Straftaten unter falscher Identität zu begehen.
Anders als beim rohen Ei wird ein Schadensfall nicht sofort offensichtlich. Der Missbrauch kann über lange Zeit stattfinden, ohne entdeckt zu werden. Die so entstandenen Schäden sind teuer, sehr schwer und meist auch nur begrenzt reparabel.

Wem diese Bedrohungsszenarien zu abwegig klingen: Personaldaten unterliegen als besonders sensible Informationen den für personenbezogene Daten geltenden strengen Regeln des Bundes­daten­schutzgesetzes. Wer dies für seine eigenen Daten ernst nimmt, tut gut daran, die Kommunikationskette seiner Bewerbungsunterlagen von Beginn an mit einem sicheren Riegel zu schützen.

Gegenmittel sind schließlich vergleichsweise einfach einzurichten. Eines davon möchten wir, ohne auf technische Details einzugehen, hier vorstellen. Echte Sicherheit kann so einfach sein.


Mini-Tutorial: eMail mit MS Outlook sicher versenden
eMail-Sicherheit ist klingt enorm nach Technik und kann einem das so praktisch einfache Thema eMail ganz schön vermiesen. Nun, ein paar technische Dinge müssen wir jetzt einfach ansprechen, aber wir halten es kurz. Das geht relativ gut, denn Outlook unterstützt von Haus aus den Standard S/MIME (1) und vereinfacht den Prozess so, dass er leicht auch ohne besondere Kenntnisse zu Verschlüsselung oder Sicherheitsstandards bedient werden kann. Ein bisschen Technik in der Vorbereitung ist nötig, in der alltäglichen Mailnutzung bleibt es beim Alten. Hier also die Maßnahmen zur Verschlüsselung für MS Outlook 2013:

Los geht’s über den Menüpunkt Datei, der uns ins Startmenü führt. Dort wählen wir den Menüpunkt Optionen und darin den allerletzten Punkt: Trust Center.



Der orange Pfeil markiert ab jetzt den Klickweg. Jetzt erscheint ein Untermenü, aus dem wir „eMail-Sicherheit“ auswählen. Das führt uns hierher:



Zuerst fordern wir ein S/MIME-Zertifikat für die Signatur unserer zukünftigen eMails an. Diese digitale Unterschrift heißt deswegen auch „Digitale ID“. Solche Zertifikate werden von vertrauenswürdigen Organisationen, sogenannten Zertifizierungsstellen ausgestellt. Dahinter steckt ein komplexer Prozess, der uns hier nicht weiter aufhalten soll – wir folgen einfach den Vorschlägen von Microsoft (2). Dadurch werden wir auf eine andere Seite geführt, auf der solche Zertifzierungsstellen angezeigt werden. Fast alle bieten für Privatpersonen kostenfreie Varianten an. Die auf der Seite von Comodo.de beschriebenen Anweisungen fand ich auch für Technik-Agnostiker und Security-Laien noch ganz gut verständlich. Andere sind eher auf Anwender mit mehr Technikkompetenz ausgelegt.

Egal, auf welchen Anbieter die Wahl fällt: Auf der jeweiligen Webseite muss zuerst ein Account angelegt werden, dessen Passwort man sich gut aufheben sollte. Denn Zertifikate müssen in der Regel jährlich erneuert werden. Der dazu nötige Prozess ist simpel – soweit man das eigene Passwort noch wiederfindet. Outlook erinnert übrigens rechtzeitig an die notwendige Erneuerung.

Anschließend wird für die eigene eMail-Adresse in einem separaten Schritt das spezifische Zertifikat zu dieser eMail-Adresse angefordert. Die Erstellung kann einen Augenblick dauern, danach wird das Zertifikat heruntergeladen und innerhalb von Outlook gespeichert – womit wir beim linken orangen Pfeil in obigem Fenster angekommen wären.

Nach dem Klick auf den linken Button ist es ratsam, dem von Windows vorgeschlagenen Speicherziel zu folgen. Dort findet Outlook das Zertifikat zur Verwendung immer wieder. Im Gegensatz zum Passwort darf mal als Nutzer diesen Pfad deswegen auch ruhig wieder vergessen.

Nachdem das Zertifikat in Outlook importiert worden ist, sollte man direkt noch eine Sicherungskopie (Backup) des Zertifikats erstellen. Die benötigt man falls man das Zertifikat
auch auf einem anderen Rechner nutzen möchte oder nach einer Neuinstallation neu einrichten muss. Ohne das Zertifikat kommt man sonst auch selbst nicht mehr an den Inhalt der verschlüsselten Mails. Auf diese Sicherungskopie muss natürlich sehr gut aufgepasst werden und ein starkes Passwort sollte selbstverständlich sein. Der Backup-Vorgang ist auch ein ganz einfacher Prozess, der über das Trust Center-Menü aufgerufen werden kann.
Damit ist die Vorbereitung fertig! Jetzt haben wir unser Zertifikat so abgespeichert, dass es uns als Digitale ID vor elektronischen Langfingern schützen kann. Konkret heißt das, dass ab jetzt jede eMail mit der Signatur versehen werden kann, wodurch sie vor externen Veränderungen sicher ist.

Die Verwendung der Signatur passiert durch einfaches Anklicken des Feldes „Signieren“ im Untermenü Optionen (3), das in jeder neuen Nachricht enthalten ist. Durch das Anklicken wird das Feld farbig hinterlegt.



In Postein- und ausgangsordnern macht Outlook übrigens mit derselben roten Schleife kenntlich, dass eine eMail signiert wurde.



Das alleine reicht, um aus einer normalen eMail, deren Sicherheit mit der einer Postkarte vergleichbar ist, eine unveränderliche, aber immer noch transparente Nachricht zu machen. Unser „rohes Ei“ Bewerbungsmappe hat jetzt zwar einen schützenden Umkarton, die Stahlbox fehlt aber noch. Die bauen wir als Nächstes.

Wirklich sicher sind eMails und angehängte Dokumente wie Bewerbungsmappen nur mit verschlüsseltem Versand. Hier kommt jetzt zusätzlich die Digitale ID (4) des Empfängers ins Spiel. Erst, wenn diese auch vorliegt, lässt sich beim Versand die Schaltfläche „Verschlüsseln“ auswählen, was den Inhalt so sicher macht wie eine Stahlbox.

Wir handhaben es in unserer Arbeit als Personalberatung so, dass wir Jobbeschreibungen immer in signierten eMails versenden. Im Ordner Posteingang der Empfänger sind sie dann an der roten Schleife erkennbar. Besitzt der Bewerber (m/w) eine solche Digitale ID wie hier beschrieben, kann er uns seine Bewerbung per eMail so sicher zusenden, als würde er sie uns im verschlossenen Diplomatenkoffer übergeben.

Werden die Kontaktdaten aus der eMail im Outlook-Adressbuch abgespeichert, erfasst dieser Speichervorgang die Digitale ID automatisch mit. Das Speichern funktioniert ganz einfach: Mit der linken Maustaste den Empfängernamen in der Kopfzeile der geöffneten eMail anklicken und die Option „Zu Outlook-Kontakten hinzufügen“ auswählen. Das war’s schon.

Dass das Zertifikat abgespeichert wurde, lässt sich beim Öffnen der Visitenkarte leicht überprüfen. Ein Klick macht die in Outlook abgelegten Zertifikate einer Person sichtbar.






Sobald das Zertifikat einer Person in Outlook abgespeichert ist, ist die Option Verschlüsseln für ausgehende eMail-Nachrichten an diese Person wirksam. Nach dem Versand einer solchen eMail macht Outlook deren Verschlüsselung im Postausgang mit demselben kleinen gelben Schloss-Symbol kenntlich.


Bei allen zukünftigen eMails an einen Empfänger, dessen Digitale ID in Outlook hinterlegt ist, muss nur noch die Option „Verschlüsseln“ ausgewählt werden. Outlook verwendet dann automatisch die zum Empfänger gehörende Digitale ID zusammen mit der eigenen. Dadurch wird der gesamte Inhalt der Nachricht für Außenstehende unlesbar und gegen Veränderung durch Dritte geschützt. Das „rohe Ei“ Bewerbungsmappe ist jetzt so sicher verpackt wie in Eierkarton und Stahlbox.

Der Empfänger – oder besser gesagt: sein Outlook – benutzt die beiden in der eMail enthaltenen Digitalen IDs wie Schlüssel, um die „Stahlbox“ aufzuschließen. Das macht Outlook komplett automatisch, ohne dass der Empfänger noch einmal eingreifen muss.
Und ohne Outlook, mit webbasierter eMail beispielsweise? Selbst wenn der eigene Mail-Provider in seinem Cloud-Mailservice S/MIME unterstützt, sollte man sich gut überlegen, ob man den privaten Teil seines eigenen Zertifikats in der Cloud speichern möchte. Schließlich sollte man diesen Teil, den private Key, niemals aus den Händen geben. 
  
Neben Outlook gibt es noch eine ganze Anzahl anderer Mail-Clients, die lokal auf einem Rechner installiert werden und S/MIME ebenfalls unterstützen. Outlook ist vor allem durch die Adressbuchkomponente besonders komfortabel.

Anderseits bieten einige Internet-Provider auch gleich ein eMail-Zertifikat mit an. Und bitte nicht verwechseln mit DE-Mail. Dabei handelt es sich nämlich nicht um eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Zwischendurch wird die Mail vom Provider entschlüsselt – zur Prüfung auf Viren, wie es heißt – und anschließend wieder verschlüsselt. Das ist, als ob man den Schlüssel des Stahlkoffers unter dessen Boden klebt, damit der Bote schnell nochmal nachsehen kann, ob auch alles in Ordnung ist. Ob allerdings auf dem Mailserver zwischendrin jemand mitliest, ist für den DE-Mailnutzer nicht erkennbar. 



Vielen Dank an Christian Seidel /CSBIS für die Redaktion des Textes und die Unterstützung mit seiner IT Security-Expertise!


1: Hinweis für Tekkies: Es gibt für Outlook auch Add-Ins für die Verschlüsselung mit PGP. Diese müssen aber zusätzlich installiert werden.
2: Es gibt auch alternative Anbieter zu den Vorschlägen von Microsoft aus Deutschland (z. B. S-Trust der Sparkassen, Datev) 
3: Für Tekkies und Outlook-Power User: Wer häufig Mails signieren oder verschlüsseln muss, kann den Weg über eine selbst definierte Registerkarte im Menüband auf einen Klick verkürzen.
4: Streng genommen muss man hier zwischen Public- und Private Key unterscheiden. Beide sind Bestandteile der digitalen ID, den Public-Key darf und muss man veröffentlichen, den Private-Key hingegen sollte man sehr gut schützten und tunlichst nicht an andere weitergeben.



28. November 2014

Können Sie eigentlich PowerPoint?

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Was haben die Teamleiterin, ein Account Manager, der IT-Projekteiter und eine GF-Assistentin gemeinsam? Irgendwann, früher oder später, wird jeder von ihnen eine Präsentation erstellen.
In anderen Worten: in der Stellenbeschreibung aller vier Positionen findet sich ziemlich sicher diese oder eine ähnliche Formulierung:

„Sie verfügen über sehr gute PowerPoint-Kenntnisse“

Aha! Also: die Menüpunkte rauf und runter zielsicher ansteuern, alle Tipps und Tricks aus dem effeff kennen, wie sich der Folienwechsel gestalten und Bildelemente ein- und ausfliegen lassen. Wer das beherrscht, kann nicht nur PowerPoint, sondern demzufolge auch einen Punkt verbuchen auf dem langen Weg zum idealen Bewerber. Ein Mythos, behaupte ich.

Wer das mitbringt, wird zwar Folien schneller erstellen als jemand, der die Menüpunkte erst mühsam durchsuchen muss, bis er findet, was er braucht. Aber ist das Ergebnis deswegen besser? Nur ganz selten wird einer der vier oben genannten Mitarbeiter Präsentationen im Akkord erstellen. Es geht nicht darum, schnell viel, sondern in vertretbarer Zeit gute Arbeit zu liefern.

Um eine gute Präsentation zu basteln, braucht es ganz andere Kompetenzen:
      
  • Zündende Botschaften formulieren können. Ein Händchen für starke Texte ist eine wertvolle Gabe, die sich quer über alle Fakultäten und Ausbildungsgänge finden lässt.
  • Die verbalen Botschaften sinnvoll ins Bild setzen und visuell untermauern zu können. Ein bisschen Kreativität schadet nicht. Ein Hang zum Unterbringen aller wissenschaftlichen Belege auf Din A4 schon eher.
  • Wissen um das menschliche Aufmerksamkeitsverhalten. Dazu braucht man kein Psychologiestudium. Humor, Rhetorik und Pfiff tragen weit, Extrovertiertheit hilft ohne Frage.
  • Grundlegende Marketing-Kenntnisse (ja, sogar auch in der Darstellung von Forschungsergebnissen für Techniker), damit die Botschaften über die ganze Präsentation hinweg ankommen und sich verankern.
     Tja, wenn das so ist, wieso dann die Frage da oben? Zu blöde, die Stellenbeschreibung stellt die falsche Frage! Das wiederum ist tragisch. Die Folgen sind fatal.

Wenn die Frage falsch ist, werden die Antworten logischerweise auch falsch sein. Falsche Bewerber eingeladen, die gar nicht anders können als im Interview zu floppen und anschließend eine freundliche, aber nichtssagende Absage bekommen. Geeignete Kandidaten könnten zwar schon in der Masse der eingehenden Bewerbungen stecken, ihr Potenzial bleibt bei diesem Vorgehen unentdeckt. Zumindest solange, bis jemand zum Kern der Sache vordringt:


„Sie verstehen sich darauf, auch komplexe Sachverhalte in unterhaltsamen Präsentationen
so darzustellen, dass Ihre Zuhörerschaft versteht, worum es geht.
So ebnen Sie jederzeit den Weg zu zielführenden Dialogen mit Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern.“


Ach, darum geht es! Im Interview wird kein Bewerber mehr von der Frage überrascht sein, welche Dinge für eine gelungene Präsentation entscheidend sind. Die Spreu lässt sich vom Weizen trennen mithilfe von drei mittelmäßigen Folien, in denen Verbesserungspotenzial aufgezeigt werden soll. Muss die handwerkliche Kompetenz ergründet werden, reicht es, eine Folie tatsächlich korrigieren zu lassen. Das ist in zehn Minuten erledigt.

Was ist, wenn der Bewerber Office 2003 kennt, aber mit 2013 arbeiten soll? Oder er gar "nur" die Open Office-Suite beherrscht? Kein Problem, denn Toolkenntnisse lassen sich schnell aufbauen. Vor allem dann, wenn die vorgelegten Arbeitszeugnisse durchweg die Eigenschaften hohe Lernbereitschaft und Motivation ausweisen. Keine Sorge. Hier schlummert das richtige Potenzial. 


24. Oktober 2014

Umzug für den Job? Zwei richtig gute Tipps für die fundierte Gehaltsverhandlung

Wer bereit ist, für einen Arbeitsplatz bundesweit umzuziehen, muss nicht nur rechnen, sondern auch improvisieren. Denn was an tatsächlichen Kosten für den Lebensunterhalt am neuen Lebensmittelpunkt anfallen wird, ist vorerst noch eine unbekannte Größe - zum Zeitpunkt der Vertragsverhandlungen mit einem neuen Arbeitgeber zumindest. Um Jobangebote prüfen und überregional vergleichen zu können oder einfach nur gut vorbereitet ins Vertragsgespräch zu gehen, braucht es mehr als nur eine Idee von den Lebenshaltungskosten und Gehaltshöhen am Zielort.

Eine vermeintlich satte Gehaltssteigerung entpuppt sich nicht selten als Fehleinschätzung. Schließlich ist Deutschland zwar ein einig Vaterland, hat aber regional erhebliche Unterschiede in Gehältern und Lebenshaltungskosten. Über solche regionalen Unterschiede schweigt sich sogar das deutsche Statistiker-Eldorado destatis.de aus, dem sonst sehr ergiebigen Zahlen- und Datenfundus des Statistischen Bundesamtes. Hin und wieder gibt es Lichtblicke, wie zum Beispiel die im Februar 2013 in der FAZ publizierte Erhebung zu regionalen Energie- und Wohnkosten. Solche Lichtblicke finden sich aber weder regelmäßig noch flächendeckend in gut zugänglichen Quellen.

Woher aktuelle Daten nehmen?  




Diese kleine, aber starke Übersicht habe ich bei Gehalt.de gefunden. Sie gibt die durchschnittlichen Jahresgehälter in einigen Metropolen wieder. Wer mit einem Berliner Durchschnittsgehalt und einer vermeintlich stolzen Gehaltssteigerung von 20 % nach München umzieht, hat tatsächlich schlecht verhandelt. Denn verglichen mit Alt-Münchenern liegt er plötzlich gut 5 % unter dem regionalen Durchschnitt. Dieselbe Rechnung, wieder mit verhandeltem Plus von nominal 20 %, ergibt beim Wechsel von Hamburg nach Frankfurt/Main eine Gehaltssteigerung von real lediglich 4,3 %. Bleibt die Gehaltshöhe gleich, beispielsweise beim Standortwechsel innerhalb desselben Unternehmens, ergeben sich folgende Relationen:



Wie hoch sind die Lebenshaltungskosten am neuen Wohnort?

Einen nützlichen Vergleich habe ich in dem Unicum.de Lebenskostenrechner entdeckt. Auf der Basis der von Studierenden in einer großen Zahl deutscher Hochschulstädten eingegebenen Daten lässt sich ein prozentualer Vergleich der jährlichen Lebenshaltungskosten ermitteln. Für die Metropolen aus der Gehalt.de-Tabelle ergeben sich folgende Werte:
  • Hamburg       10.672 Euro  
  • Köln                10.422 Euro  
  • Frankfurt       10.640 Euro  
  • München      10.661 Euro  
  • Berlin             10.099 Euro  

Auch wenn die hier dargestellten Zahlen aus einem studentischen Umfeld stammen: sie sind aufgrund der einheitlichen Lebenssituation und der Größe der Datenbasis durchaus auch für andere Situationen gültig. Wer in Berlin heute 2000 Euro im Monat für seine allgemeine Lebenshaltung ausgibt, dürfte nach einem Umzug in München etwa 2111 Euro ausgeben, eine Steigerung um 5,6 %. Durch den Umzug von Hamburg nach Frankfurt dagegen senken sich die Lebenshaltungskosten um etwa 0,3 %. 


13. Oktober 2014

Neues Angebot für Jobwechsler: Xing ProJobs

Seit heute biete Xing ein neues Leistungspaket für Jobsuchende an: Xing ProJobs.
Hinter dem Namen verbirgt sich eine Erweiterung des Profils, das von Basis- aber auch von Premiummitgliedern zugebucht werden kann. Xing bewirbt dieses neue Paket mit der Aussage, dass durch ProJobs Karrieremachen durch maximale Sichtbarkeit gegenüber Personalentscheidern vereinfacht werde.



Was bietet Xing ProJobs?

Mit ProJobs können auch Basismitglieder für einen Zeitraum von 6, 12 oder 18 Monaten die Vorteile des Premium-Accounts nutzen. Dieser umfasst 51 Features, die auf der Werbeseite

7. Oktober 2014

Feelgood Management - die Blogparade

Guido Bosbach hat zur Blogparade eingeladen. Weil dieser Begriff zu schön und gleichzeitig einfach schrecklich ist, mache ich mit. Meine Perspektive ist dabei aus gutem Grund egozentrisch, ich nehme meine eigene Sicht hier mal als Maß der Dinge. Denn der man-müsste-mal-Stil liegt mir nicht.


(c) Dasha Petrenko - fotolia.coom



Schön, wenn einer für mein Feelgood da ist.

Als ich ein kleines Kind war, war das meine Ma. Meine Ma passte auf mich auf, brachte